4．確定時間和地點
　　展覽公關活動的有效實施還取決于選定合適的時間與地點，能否巧妙地安排好公關活動的時間與地點對公關活動的效果具有直接的影響。在公關活動的時間和地點的選擇上，展臺搭建策劃組織者要充分利用各種不同的外部條件，抓住有效宣傳契機，使公關活動產生最佳的宣傳與推廣效果，這是公關策劃與組織的重要內容。例如杭州市人民政府充分利用世博會良機，將杭州周作為中國館開館儀式，借世博會的良好知名度以及客流、信息流高度集中等特征，成功地宣傳了杭州的城市名牌。
　　5．經費預算
　　良好的財務支持是公關活動成功舉行的基本保障，活動的策劃組織者需有效地調控整個進程，列出各種公關活動項目的支出與收人，及時編制公關活動的預算。這將大大提高公關活動的社會效益與經濟效益。
　　（1）場地及設備費用。公關活動通常是安排在一個固定場所進行，展臺搭建公司需要租賃場地和相關設備，因而需提前編制相關預算。
　　（2）宣傳資料制作費用。公關活動需要制作相關的宣傳資料，也將利用一些場合來進行這些活動的宣傳與推廣，預算宣傳資料與推廣經費，能對費用進行有效的調控。
　　（3）嘉賓邀請費用。公關活動需要邀請一些國內外著名的專家、學者、知名人士、企業領導人、新聞媒體人士以及行業主管部門領導等，這就會產生相關的嘉賓邀請費用。
　　（4）其他費用。公關活動預算中還應包括活動過程中產生的人工、辦公費用和雜費。
　　除以上必要的開支外，如果能展臺搭建策劃與開發一些企業贊助、廣告產品等，將會減輕公關活動的經濟壓力，甚至還可從公關活動中贏利。