大型活動策劃與管理， 策劃、籌備和組織大型會議、活動，是黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）經(jīng)常會遇到的一項(xiàng)工作，往往具有重要的政治意義和極高的社會關(guān)注度。大型活動是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其中，精心的策劃和科學(xué)的組織是應(yīng)重點(diǎn)把握的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

精心策劃

策劃是為了完成既定目標(biāo)，解決特定問題，借助科學(xué)方法和藝術(shù)手段構(gòu)思、設(shè)計(jì)、制定工作方案的過程。做好大型活動需考慮如下策劃工作：

一是挖掘深刻的政治內(nèi)涵。黨政機(jī)關(guān)主辦參與的大型活動有別于單純的商業(yè)活動，除了展示黨政機(jī)關(guān)形象、倡導(dǎo)模范行為之外，往往還有傳遞思想、表明立場等深刻的政治內(nèi)涵。挖掘大型活動的政治內(nèi)涵就是在策劃活動主題、設(shè)計(jì)活動背景、構(gòu)建活動板塊、銜接過渡環(huán)節(jié)的過程中，要以政治內(nèi)涵為指導(dǎo)思想和工作原則，以政治內(nèi)涵主導(dǎo)構(gòu)思、貫徹行動。有時(shí)為了表現(xiàn)或突出活動內(nèi)涵，需要圍繞主題設(shè)計(jì)若干主題單元。這些主題單元構(gòu)成了活動的主體，轉(zhuǎn)化為活動中一個(gè)個(gè)令人難忘的瞬間。

二是構(gòu)思新穎的活動創(chuàng)意。獨(dú)特的創(chuàng)意往往能深刻表現(xiàn)特定的內(nèi)涵，越是宏大的內(nèi)涵越需要通過完整的創(chuàng)意規(guī)劃和細(xì)膩的創(chuàng)意題材體現(xiàn)出來。當(dāng)然，銳意創(chuàng)新不等于放任冒險(xiǎn)，黨政機(jī)關(guān)主辦參與的大型活動求新求變的前提是安全、平穩(wěn)、順利。

三是搭建豐滿的主題框架。大型活動的主題和內(nèi)涵確定后，策劃者需要構(gòu)建合理、可行的活動單元作為主題的表現(xiàn)手段。不同的活動單元構(gòu)成了若干分主題，并銜接、縫合為一個(gè)豐滿的活動主體。大型活動在強(qiáng)調(diào)活動整體性的同時(shí)，必須高度重視不同的活動單元間架結(jié)構(gòu)的合理性及過渡空間的可通過性。實(shí)踐中，在活動主題以及活動單元確立后，必須通過實(shí)操演練等方式確保過渡的穩(wěn)定和銜接的通順。同時(shí)，還要考慮過程中可能發(fā)生的“意外”情況，通過制定預(yù)案防止活動的意外中斷。

四是勾勒完美的組織細(xì)節(jié)。“天下大事，必作于細(xì)。”這句話對于組織大型活動而言有兩層含義：一是活動的規(guī)模越大，控制的環(huán)節(jié)越復(fù)雜，瑣碎的細(xì)節(jié)越多；二是活動組織得越成功，內(nèi)容越精彩，在細(xì)微處越見精神。成功的策劃就像是精湛的雕刻，既要注重整體的把握，更要抓住枝葉的塑造。細(xì)節(jié)所勾畫出的細(xì)膩與精致，往往能夠讓人在感受大型活動濃厚氛圍的同時(shí)，引導(dǎo)人去關(guān)注活動中的細(xì)微之處，從而給人留下更加難忘的印象。

科學(xué)組織

組織工作是大型活動的主干，組織越科學(xué)，內(nèi)容越精彩。按進(jìn)程，大型活動的組織可分為不同階段，各個(gè)階段之間互相支撐又共同作用。

一是充分的可行性研究階段。舉辦大型活動，必須考慮活動是否有必要舉辦、舉辦能否成功、舉辦后能否取得預(yù)期效果。在組織活動之前，必須預(yù)先對活動能否安全穩(wěn)妥舉辦并實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果進(jìn)行詳細(xì)的研究，以確保大型活動決策的正確。在廣泛、深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，不僅要充分論證活動的必要性、可行性，還要對各種活動預(yù)案進(jìn)行比較分析論證，提早研究活動實(shí)施過程中可能遇到的突發(fā)性問題，并準(zhǔn)備好周密的處置方案。同時(shí)要高度重視對活動實(shí)施后的政治輿論、社會影響、經(jīng)濟(jì)效益的科學(xué)預(yù)測和效果評估。

二是嚴(yán)格的審查批準(zhǔn)階段。大型活動特別是大型文體活動舉辦前需要取得公安、文化等部門的行政許可。多數(shù)情況下，由于需要設(shè)置戶外大型廣告、搭建大會展臺及布線等，又涉及市政市容、安全生產(chǎn)、消防等部門的職能。事前要把活動現(xiàn)場的效果圖、平面圖、電路圖等遞交有關(guān)部門審查和批準(zhǔn)，建設(shè)過程中還需要這些部門進(jìn)行安全檢查等。在大型活動中，以上部門的作用不僅體現(xiàn)在行政許可和行政監(jiān)督等行政管理方面，在活動前期的可行性研究和組織策劃階段就有可能已經(jīng)深度介入。活動中各部門協(xié)同制定有關(guān)技術(shù)方案，溝通協(xié)調(diào)涉及的審查批準(zhǔn)事項(xiàng)，根據(jù)不同的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)準(zhǔn)則，提出嚴(yán)格的要求，進(jìn)而制定科學(xué)、合理、可行的大型活動策劃方案，并協(xié)同組織實(shí)施和監(jiān)督檢查，共同確保活動順利進(jìn)行。

三是周密的組織協(xié)調(diào)階段。組織協(xié)調(diào)是大型活動順利進(jìn)行的脈絡(luò)和觸角。大型活動是復(fù)雜的開放型系統(tǒng)，諸多活動板塊和環(huán)節(jié)會產(chǎn)生不特定的溝通對象，每個(gè)對象都要采用相應(yīng)的方式與之進(jìn)行有效溝通。如果某些活動是重復(fù)舉辦的，例如四年一次的“奧運(yùn)會”、足球“世界杯”，因有成熟定型的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及大量慣例、先例，基本能夠界定好活動項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍和工作模式，但仍會產(chǎn)生海量的組織協(xié)調(diào)工作。如果主辦的大型活動無先例可循，組織過程中任何理解上的差異和行動上的不一致都要通過協(xié)調(diào)和磨合來達(dá)到統(tǒng)一。組織協(xié)調(diào)貌似簡單，實(shí)際上相當(dāng)復(fù)雜。

這種復(fù)雜性不僅表現(xiàn)在協(xié)調(diào)層次的多樣、協(xié)調(diào)主體的眾多，還體現(xiàn)為信息在溝通環(huán)節(jié)的不斷過濾和消耗。因此，大型活動的組織協(xié)調(diào)工作要特別注意方式方法，既要有召開協(xié)調(diào)會議形成的書面文件、會議紀(jì)要等正式溝通，也要有口頭表達(dá)、郵件聯(lián)絡(luò)、電話、短信等即時(shí)溝通，以確保溝通的有效性。工作層的溝通環(huán)節(jié)存在務(wù)虛和務(wù)實(shí)兩種模式，務(wù)虛模式主要是工作層揣摩主旨意圖，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)精神。務(wù)虛不是言之無物，工作層要通過務(wù)虛初步碰出活動的目標(biāo)和工作范圍。務(wù)實(shí)模式則是在原則框架下的細(xì)化和實(shí)施，是工作層針對遇到的問題，各盡所能作答，恪盡職守解決問題。

四是緊湊的進(jìn)程控制階段。大型活動的進(jìn)程控制就是組織者在活動過程中對節(jié)點(diǎn)的控制。這些節(jié)點(diǎn)主要包括活動的開幕、閉幕以及各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接點(diǎn)。首先是開幕、閉幕時(shí)機(jī)選擇要慎重。尤其是黨政機(jī)關(guān)主辦參與的大型活動項(xiàng)目，由于牽涉面廣、意義重大，必須選擇一個(gè)好的時(shí)機(jī)來舉辦。活動的舉辦時(shí)間還可能受到國際局勢、社會環(huán)境以及參與觀眾、組織者的意志，甚至是擬邀請出席的領(lǐng)導(dǎo)或其他重要人物日程安排的影響。其次要有完整的項(xiàng)目進(jìn)程計(jì)劃。包括總體計(jì)劃、分項(xiàng)計(jì)劃和滾動計(jì)劃等內(nèi)容。我們常說“計(jì)劃趕不上變化”，再科學(xué)、系統(tǒng)的活動策劃在組織執(zhí)行中也會有諸多變數(shù)。因此任何計(jì)劃都要有預(yù)案或第二方案，活動一旦開始，預(yù)定的條件和環(huán)境發(fā)生變化，既定方案也須相應(yīng)調(diào)整。

五是穩(wěn)妥的風(fēng)險(xiǎn)控制和應(yīng)急管理。任何“風(fēng)險(xiǎn)”都是大型活動的大敵。在某種程度上，活動進(jìn)程控制得好不好，活動策劃得是否周密，關(guān)鍵在于能否通過對活動中發(fā)生意外的概率分析，制定完備的應(yīng)急預(yù)案，以防止意外的發(fā)生。要牢固樹立“零風(fēng)險(xiǎn)”理念，消除一切可以消除的苗頭和隱患，并制定預(yù)防可能風(fēng)險(xiǎn)的工作方案。對于重大會議、賽事活動，低風(fēng)險(xiǎn)不僅僅是現(xiàn)場組織混亂、飲食衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)，還有可能是移動信號不好、聯(lián)絡(luò)不暢等；高風(fēng)險(xiǎn)則包括恐怖襲擊、惡劣天氣等。低風(fēng)險(xiǎn)與高風(fēng)險(xiǎn)之間還存在過渡和轉(zhuǎn)化的可能。要將風(fēng)險(xiǎn)管理的意識貫穿到活動的始終，對任何潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和分析，并制定相應(yīng)的對策。要注意查詢有關(guān)記錄、資料，借鑒以往的寶貴經(jīng)驗(yàn)，熟練運(yùn)用系統(tǒng)分解、情景模擬等方式方法，制作周密的風(fēng)險(xiǎn)論證報(bào)告，進(jìn)而制定切實(shí)可行的風(fēng)險(xiǎn)控制策略，確保大型活動成功舉辦。